Repensez vos signatures électroniques

Aujourd’hui, je voudrai vous parler d’un sujet d’actualité dans beaucoup d’entreprises : la signature électronique.
Effectivement, ce sujet est au cœur des stratégies d’entreprises ces dernières années. Ceci est dû à plusieurs évolutions majeures de nos sociétés : l’écologie, avec la réduction de l’envoi des documents en format papier, mais aussi l’évolution technologique liée à la globalisation des moyens de communication dématérialisés et portables.
Mais au final, qu’est-ce que la signature électronique ?
Tout d’abord, je vais vous parler de la signature électronique en elle-même et couper court aux croyances très répandues aujourd’hui concernant ce moyen d’approuver un document : ce n’est pas une « numérisation » d’une signature papier.
Effectivement, pour qu’une signature électronique soit possible, il est nécessaire de réunir plusieurs concepts mêlant aspect technique et juridique. Il faut tout d’abord un document (dématérialisé) qui sera le support technique de la signature électronique. Ensuite, il est nécessaire d’avoir un signataire (la personne donnant son accord) qui sera l’aspect juridique. Nous pouvons voir ici que le cas de la signature électronique n’est pas très différente de la signature papier à l’exception près du support (papier dans le cadre d’une signature traditionnelle et dématérialisé dans le cadre d’une signature électronique).
Vous allez me dire : mais comment être sûr que la personne signant de manière électronique est la bonne ?
C’est une très bonne question, et sur le plan juridique, une question relativement récente puisque cette réponse a été introduite dans le droit français par la loi du 13 mars 2000 (je vous rappelle que le premier code civil fut écrit le 14 août 1800).
Qu’est-ce que cette loi nous dit ? Très simplement, elle explique qu’une signature électronique dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite, sous réserve de « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache », selon l’article 1316-4 du Code Civil.
L’avantage supplémentaire (au-delà des aspects écologiques) que procure la signature électronique est qu’en apposant cette signature sur le document dématérialisé, le signataire fige l’état du document (aucune possibilité de modification du document à postériori). Effectivement, dans le cas d’une signature papier, il était possible par l’une ou l’autre des deux parties de modifier le document (d’où l’utilisation de 2 documents identiques signé par les 2 parties). Avec la signature électronique, impossible de modifier sans enlever le verrou de la signature, ce qui est gage de sécurité.
Dès lors, quelles sont les utilisations possibles ?
Je vais vous parlez d’un cas concret sur lequel j’ai pu travailler chez un client grand compte : GMF Assurances.
Dans cette compagnie d’assurance, comme dans beaucoup d’entreprise, l’objectif de dématérialiser les documents est avant tout un avantage économique : moins de papier, moins de coût de transport, moins de coût de tri, moins de coût d’archivage…. Alors pourquoi ne pas être passé avant à la signature électronique ? Tout simplement à cause des réticences des clients, qui, jusqu’à récemment se méfiait très souvent de toutes ces nouvelles technologies (Piratage, bug… sont souvent à l’origine de beaucoup de craintes).
Comment s’est passé la transition de signature papier vers la signature électronique ? Bien… Blague à part, cette transition, bien que s’appuyant sur de nombreuses technologies (dématérialisation des documents, stockage électronique sécurisé, approbation sécurisée…) se déroule relativement facilement aujourd’hui.
Commençons par le début : quels sont les cas où nous avons besoin d’avoir l’approbation du client ? Réponse : tous ! Nouveau contrat, avenant (modification du contrat par l’une des 2 parties), avenant à l’échéance, paiement… Le seul cas faisant figure d’exception est l’annulation puisque le contrat ou le paiement est immédiatement considéré comme n’ayant jamais existé.
Vous pouvez voir que les utilisations sont multiples, et les canaux d’utilisations le sont tout autant : face à face, téléphone, mail, internet… Pour faire évoluer les procédures et mettre en place un projet aussi ambitieux, il a fallu mettre en place une stratégie à la hauteur des attentes.